WORD AVANZADO 2007
Estilos
Un estilo es un grupo
de atributos de formato que puede aplicarse de una sola vez. El estilo de
carácter da formato a palabras o líneas, mientras que el estilo de párrafo da
estilo a párrafos completos
La plantilla normal lleva asociados una
serie de estilos que puedes ver desplegando estilo. Pero estos estilos pueden modificarse y añadir otros
nuevos.
Diferentes aplicaciones de los estilos
1. Aplicar estilo de carácter a
un párrafo:
Se supone que el
estilo está predefinido, así que sólo
hay que seleccionar
la palabra o palabras a modificar,
desplegar estilo y
seleccionar el deseado.
En el caso de que el
estilo a aplicar sea de párrafo, basta
con que el cursor
esté dentro del párrafo para que se
aplique a todo.
2. Creación de un estilo
Podemos crear nuestro propio estilo ya sea a partir de
uno ya
existente por lo que
lo modificamos o crear uno en donde
definimos fuente,
interlineado, sangrías, bordes etc.
Salto de sección
Primero empecemos definiendo ¿qué es una sección? .Veamos para cambiar el diseño o el formato de una o varias páginas del documento se pueden utilizar saltos de sección. Por ejemplo, se puede diseñar parte de una página que sólo tiene una columna para que tenga dos. Los capítulos de los documentos se pueden separar de modo que la numeración de las páginas de cada capítulo comience por 1. Asimismo se pueden crear encabezados o pies de página distintos para una sección del documento Las secciones nos permiten cambiar el formato de diseño en partes diferentes del documento, ya sea en la misma página o en distintas páginas. Los saltos de sección se utilizan para realizar cambios de diseño o de formato en una parte de un documento. Se pueden cambiar los formatos siguientes en secciones concretas:
Tipos de saltos
1.
Página
siguiente: insertar un salto de sección
y empieza la nueva sección en la nueva
página
2.
Continua:
Inserta una salto de sección y
empieza la nueva sección en la misma página
3.
Página
par: Inserta un salto de sección y
empieza la nueva sección en la siguiente página
par
4.
Página
impar: Inserta un salto de sección y
empieza la nueva sección en la siguiente página
impar
Encabezados y pie de página
Los encabezados y los pies de página contienen información que se imprime en las partes superior e inferior de cada página. Por ejemplo, en este manual, aparece como encabezado de página “Tutorial de Word Avanzado”
Para trabajar con
encabezados y pies de página, se utiliza una barra de herramientas que se abre
automáticamente cada vez que queremos trabajar con ellos con
En la ficha insertar encontraremos los
diferentes formatos encabezados y pie de página
Ahora cuando
elaboramos grades documentos y necesitamos que en alguna partes la información
contenía en los encabezados o pie de página sea diferente debemos realizar los
siguientes pasos:
1. Insertar
la página nueva
2. En
la nueva página insertar salto continua
3. Desvincular
la sección anterior haciendo clic en
4. Cambiar
el texto del encabezado y listo
Tabla de contenidos
Las tablas de contenido se
crean eligiendo los estilos de título, como por ejemplo Título 1, Título 2 y
Título 3, que se desea incluir en las mismas. Microsoft Office Word busca los
títulos que tienen el estilo elegido, aplica formato y sangría al texto del
elemento en función del estilo de texto e inserta la tabla de contenido en el
documento. Es muy conveniente para
documentos muy grandes, porque se ahorra tiempo en la ubicación exacta de
alguna parte o capítulo del documento.
Para insertar una
tabla de contenidos hacemos clic
sobre la pestaña Referencias.
La tabla de
contenidos automáticamente enumera
los contenidos que
representan capítulos.
También podemos crear
nuestra propia tabla de
Contenidos a partir
de una ya existente.
Dentro de las
opciones de la Tabla de contenidos
la actualización está nos permite ir
insertando
en la tabla de contenidos
los que vamos agregando
con los hipervínculos.
Hipervínculos
¿Qué es un
hipervínculo?
Los vínculos de hipertexto o hipervínculos
(anclajes) son elementos de una página que, al hacer clic sobre ellos, permiten
a los lectores navegar hacia una nueva dirección. (el hipervínculo aparece
subrayado de forma predeterminada). Al navegar por la Web, los hipervínculos
son los que conectan las páginas Web unas con otras. Se usan para dirigirse:
1. Ir
a otro punto en el mismo documento
2. Ir
a otro documento
3. Ir
a una página web
4. Ir
a una dirección de correo electrónico
Para
insertar un hipervínculo hacemos clic sobre la pestaña insertar
Otra opción a parte de los hipervínculos
para
ubicar un texto o
parte de un documento
son los marcadores, los insertamos
haciendo clic en la
pestaña insertar.
El nombre del marcador debe de comenzar
con
letra y no puede llevar espacios vacios
Plantillas
Una plantilla es un modelo o patrón para crear nuevos documentos. En una plantilla se guarda internamente el formato utilizado, es decir, el estilo de la fuente, el tamaño, etc., de todo el documento, así como los formatos de las tablas, las tabulaciones incluidas, la configuración de números de página, cabeceras y pies de página. Una plantilla puede sernos útil cuando usamos muchas veces un
documento
con la misma estructura. Por ejemplo, para mandar faxes, el documento será
siempre muy parecido, ya que tendrá títulos para identificar al autor, la
dirección, el remitente, el asunto, etc.
Una
plantilla es un documento de Word 2007 con la característica de que el tipo de
documento es plantilla de documento (.dotx)
La
principal característica de una plantilla es que al utilizarla se crea un
documento Word normal con los datos introducidos en ese momento y la plantilla
permanece en su estado original, de forma que la podemos utilizar cuantas veces
queramos. Un ejemplo de plantilla es Normal.dotx. Cada vez que abrimos un
documento nuevo estamos utilizando la plantilla Normal.dotx.
Word
2007 asigna la plantilla Normal.dotx automáticamente al crear un nuevo
documento. Esta plantilla es la que contiene la información del tipo de letra,
estilo, tamaño, etc. que tienen por defecto los documentos nuevos.
También
podemos modificar una plantilla ya existente y la guardamos como propia
Modificar plantillas
Vamos a ver cómo se
pueden modificar plantillas ya existentes, así podremos modificar tanto las plantillas
proporcionadas por Word 2007 como las que creemos nosotros a partir de
documentos Word 2007, como veremos en el punto siguiente. Para modificar una
plantilla primero hay que abrirla, para ello desde el Botón Office elegir Nuevo
y seleccionar Plantillas instaladas,
de la misma forma que
hemos visto en el punto anterior. Se abrirá un cuadro de diálogo como éste.
Sobre esa plantilla
podremos hacer todas las modificaciones en el diseño que queramos. Por ejemplo,
sustituiremos Nombre de la compañía por el nombre de
nuestra organización, así ya no tendremos que introducirlo cada vez. También
cambiaremos el tamaño y el tipo de letra de "FACTURA", etc.
Al final obtendremos
nuestro propio diseño, como muestra esta imagen. Ahora sólo nos quedaría guardar
la plantilla modificada, para ello hacemos clic en Guardar y nos aparecerá un
cuadro de diálogo como el que vemos a continuación.
Combinar correspondencia
La combinación de
correspondencia supone obtener información en un documento
(documento principal)
obtenida de otro documento (el origen de datos) para crear
un nuevo documento
que contendrá la información de ambos.
El documento principal
puede ser, por ejemplo, una carta que va dirigida a distintas
personas y que puede
contener distintas entradas de datos. El origen de datos contiene
los datos que se
incluirán en esas entradas cuando se visualice o imprima el
documento final,
fusión de ambos.
Puede utilizar la combinación de
correspondencia cuando desee crear un conjunto de documentos, como una carta
modelo que se debe enviar a muchos clientes o una hoja de etiquetas de
dirección. Cada carta o etiqueta contiene el mismo tipo de información, aunque
su contenido es único. Por ejemplo, en las cartas que envíe a sus clientes,
cada carta se puede personalizar con el nombre de la persona a la que vaya
dirigida. La información única de cada carta o etiqueta procede de las entradas
contenidas en un origen de datos.
La combinación de correspondencia requiere
los siguientes pasos
1.
Crear el documento principal
Abrir Word y tener en la
ventana activa un documento en blanco o un documento que ya contenga el texto
fijo. Seleccionar de la pestaña correspondencia el menú Iniciar combinación de
correspondencia, allí haz clic en la opción Paso a paso por el Asistente para
combinar correspondencia.
Se abrirá la sección
Combinar correspondencia con el primer paso del asistente. Este asistente es
muy sencillo, nos va preguntando y nosotros le contestamos haciendo clic en la
opción deseada.
En
primer lugar tenemos que elegir el tipo de documento que queremos generar
(cartas, mensajes de correo electrónico, sobres, etc..) Seleccionar Cartas y
hacer en Siguiente, aparece el segundo paso del asistente.
En el paso 2
definimos el documento inicial, es el documento que contiene la parte fija a
partir de la cual crearemos el documento combinado. Debajo de las tres opciones
tenemos una explicación de la opción seleccionada en este momento.
Dejar seleccionada la
primera opción y hacer clic en Siguiente para continuar con el asistente. En el
paso 3 seleccionamos el origen de datos, como ya hemos dicho podemos utilizar
una lista existente (una tabla de Access, una hoja de Excel, una tabla en otro
archivo Word, etc...), podemos utilizar contactos nuestros de Outlook, o
simplemente escribir una lista nueva. Si seleccionamos la opción Utilizar una
lista existente aparece la opción Examinar..., hacer clic en ella para buscar
el archivo que contiene el origen de datos.
Si seleccionamos la
opción Seleccionar de los contactos de Outlook, en lugar de Examinar... aparece
la opción Elegir la carpeta de contactos, hacer clic en ella y elegir la
carpeta. Si seleccionamos la opción Escribir una lista nueva en lugar de
Examinar... aparece la opción Crear...,
hacer
clic en ella para introducir los valores en la lista. Ahora explicaremos con
más detalle la opción Examinar... Al hacer clic en la opción Examinar... se abre
el cuadro de diálogo Seleccionar archivos de origen de datos en el que
indicaremos de dónde cogerá los datos:
Se abrirá la sección
Combinar correspondencia con el primer paso del asistente. Este asistente es
muy sencillo, nos va preguntando y nosotros le contestamos haciendo clic en la
opción deseada.
En
primer lugar tenemos que elegir el tipo de documento que queremos generar
(cartas, mensajes de correo electrónico, sobres, etc..) Seleccionar Cartas y
hacer en Siguiente, aparece el segundo paso del asistente.
En el paso 2
definimos el documento inicial, es el documento que contiene la parte fija a
partir de la cual crearemos el documento combinado. Debajo de las tres opciones
tenemos una explicación de la opción seleccionada en este momento.
Dejar seleccionada la
primera opción y hacer clic en Siguiente para continuar con el asistente. En el
paso 3 seleccionamos el origen de datos, como ya hemos dicho podemos utilizar
una lista existente (una tabla de Access, una hoja de Excel, una tabla en otro
archivo Word, etc...), podemos utilizar contactos nuestros de Outlook, o
simplemente escribir una lista nueva. Si seleccionamos la opción Utilizar una
lista existente aparece la opción Examinar..., hacer clic en ella para buscar el
archivo que contiene el origen de datos.
Si seleccionamos la
opción Seleccionar de los contactos de Outlook, en lugar de Examinar... aparece
la opción Elegir la carpeta de contactos, hacer clic en ella y elegir la
carpeta. Si seleccionamos la opción Escribir una lista nueva en lugar de
Examinar... aparece la opción Crear...,
hacer
clic en ella para introducir los valores en la lista. Ahora explicaremos con
más detalle la opción Examinar... Al hacer clic en la opción Examinar... se
abre el cuadro de diálogo Seleccionar archivos de origen de datos en el que
indicaremos de dónde cogerá los datos:
En el campo Tipo de
archivo: seleccionamos el tipo de archivo donde se encuentra el origen de
datos, se admiten tipos muy variados, pero lo más común será utilizar el tipo
Bases de datos Access(*.mdbx;..) si tenemos los datos en una tabla de base de
datos Access, el tipo Archivos de Excel (*.xlsx) si tenemos los datos en una
hoja Excel, el tipo Documentos de Word (*.docx) si tenemos los datos en una
tabla de Word.
En la parte superior
de la pantalla en el campo Buscar en: indicamos la carpeta donde se encuentra
el origen de datos. Al seleccionar la carpeta aparecerán todos los archivos del
tipo seleccionado que se encuentren en la carpeta, sólo nos quedará hacer doble
clic sobre el archivo que contiene nuestro origen de datos o seleccionarlo para
que aparezca su nombre en el campo Nombre de archivo: y hacer clic en el botón
Abrir. Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de diálogo Destinatarios
de combinar correspondencia, en él vemos los datos que se combinarán y podemos
añadir opciones que veremos más adelante.
Hacer clic en Aceptar
para pasar al paso 4 del asistente...
En este paso
redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta (si no estaba
escrito ya) y añadimos los campos de combinación. Para ello debemos posicionar
el cursor en la posición donde queremos que aparezca el campo de combinación y
a continuación hacemos clic en el panel de tareas sobre el elemento que
queremos insertar. Podemos insertar un Bloque de direcciones..., una Línea de saludo...,
Franqueo electrónico... (si tenemos la utilidad instalada), o Más elementos....
En la opción .Más elementos... aparecerá la lista de todos los campos del
origen de datos y podremos elegir de la lista el campo a insertar.
Cuando hayamos completado el documento hacemos
clic en Siguiente para pasar al paso 5 del asistente.
En este paso
examinamos las cartas tal como se escribirán con los valores concretos del
origen de datos.
Podemos utilizar los
botones << y >> para pasar al destinatario anterior y siguiente
respectivamente, podemos Buscar un destinatario... concreto, Excluir al destinatario
(en el que nos encontramos) o editar lista de destinatarios... para corregir
algún error detectado.
Para terminar hacer
clic en Siguiente.
